מה אומרת וועדת האתיקה של עורכי הדין על חתימה דיגיטלית למסמכים
מטבע הדברים, לשכת עורכי הדין ערה לתמורות הטכנולוגיות הניכרות בעבודתם של עורכי הדין, ושואפת ליצור את האיזון שבין ייעול הפעילות למען עורכי הדין והלקוחות עצמם, ומאידך הקפדה על כללי הזהירות, המקצועיות והאתיקה הנדרשים. אכן, היכולת להיוועד מרחוק עם לקוחות ולבצע מולם ועבורם שירותים משפטיים שונים, מרחיבה את כנפיהם של עורכי הדין ומקטינה את התלות במקום ובזמן. מצד שני, היא מעמידה באור הזרקורים מספר סוגיות מעניינות, וביניהן גם כל הקשור בחתימה דיגיטלית על מסמכים כגון אימות תצהירים, חתימה על ייפויי כוח וכדומה. בשורות הבאות נסביר מה אומרת על כך וועדת האתיקה של עורכי הדין.
ניתן לחתום דיגיטלית – אך תוך עמידה בהוראות
לצד ההתקדמות הטכנולוגית, הייתה זו בעיקר מגפת הקורונה שקידמה את הנושא של חתימה דיגיטלית מסמכים. יש להדגיש שהכוונה במאמר זה אינה דווקא לחשבוניות, קבלות, טפסים הקשורים לעובדי המשרד וכדומה – שגם הם מטופלים על ידי מערכת איזידוק ומקובלים על ידי הרשויות כולל רשות המיסים. הכוונה היא למסמכים כגון תצהירים, הסכמי שכר טרחה, סבבי חתימות, ייפויי כוח וכדומה. לאורך יותר משנה של מגפת הקורונה נאלצו עורכי הדין ליישר קו עם הנחיות משרד הבריאות, מה שהעיב מאוד על היכולת לקבל לקוחות במשרדים. לפיכך, נדרש פתרון שלמעשה כבר היה קיים מבחינה טכנית, והוא התוועדות מרחוק המלווה בחתימה על טפסים דיגיטליים.
מהלך זה אושר לגבי מסמכים שונים כאמור לעיל, אך לצד האישור וועדת האתיקה של עורכי הדין גם הוציאה מספר תקנות מחייבות המאפשרות את התהליך. קודם כל, יש להיעזר בחתימה דיגיטלית מאובטחת כפי שמספקת המערכת שלנו, שיודעת להמיר כל מסמך בוורד או PDF בתוך כמה שניות לכדי טופס מקוון שניתן למלא את פרטיו לחתום עליו בלי שצריך להדפיס, לסרוק, להביא ללקוח או למשרד, ובלי ניירות בכלל. בחתימה דיגיטלית מאובטחת הכוונה לכזו שהמערכת שלנו מוסיפה אוטומטית ומיידית ללא התערבותכם, כלומר צופן מתמטי המבטיח את ביטחון המסמך. זאת כמובן, בנוסף לחתימות הלקוחות ועורכי הדין המבוצעות על ידיכם בהתאם לצורך.
בנוסף, אם רוצים לבצע חתימה דיגיטלית למסמכים, למשל אימות תצהירים, וועדת האתיקה קובעת שבהתוועדות כזו מרחוק (למשל עם תוכנת זום) שני הצדדים חייבים להיות בארץ. כמו כן, הלקוח צריך להראות לעורך הדין תעודה מזהה לצורך אימות הזהות. עורך הדין צריך להקריא ללקוח אזהרה לגבי אי הצהרת אמת בתצהיר, ולוודא שהוא מבין את התוכן במסמך. בנוסף, עורך הדין צריך להקליט את ההתוועדות החזותית ולבקש לשם כך את הסכמת הלקוח. עם סיום ההתוועדות הזו ניתן להעביר את המסמך המקוון שנוצר באמצעות המערכת שלנו, וזאת אל המייל או ב- SMS אל הלקוח. כעת הלקוח חותם והמסמך מוחזר אל עורך הדין. מכאן והלאה ניתן לעשות בו כל שימוש נדרש לצרכים משפטיים או אחרים.
