טופס מקוון 101

עוברים אל טופס מקוון 101

כל עובד ומנהל מכירים את טופס 101 הנדרש לצורך חישוב משכורות בהתייחס להיבטי מיסוי שונים, בדגש  על הקלות, נקודות זכות, פטורים ותיאומים. באופן מסורתי, טפסים אלו מולאו כמו כל טופס אחר, כלומר ניירת שהעובד היה ממלא וחותם עליה ביד, שלאחר מכן הייתה מתויקת בתיקיית העובד שלו, ונשלפת על ידי מחלקת משאבי אנוש, הנהלת החשבונות או חשב השכר בעת הצורך בהתנהלות מול רשות המיסים.

יחד עם זאת, כיום המצב שונה לחלוטין כי בעזרת מערכת EasyDoc מתקבל טופס מקוון 101, שניתן לעשות בו בדיוק את אותו השימוש, באופן חוקי ומאושר על ידי כל הגורמים הרלוונטיים – והשימוש בו אף מעודד על ידי המדינה ורשות  המיסים. זהו לא המסמך היחיד שניתן להעבירו לפורמט הדיגיטלי, אלא שורה ארוכה של מסמכים נוספים שאותם ניתן להעביר לעובד וגם לרשויות און ליין, והם מנוהלים על ידי מערכת שיושבת בענן.

עבודה עם טופס 101 מקוון ב- EasyDoc

כאמור, במערכת שלנו ניתן להעביר שורה ארוכה של מסמכים וטפסים פיזיים לכדי טפסים מקוונים, וזאת בצורה קלה, פשוטה ונוחה ועם אפשרויות התאמה שונות לצרכים הספציפיים של הארגון. ולגבי טופס מקוון 101, זהו בדיוק אותו הטופס שכולם מכירים רק שכעת הוא לא נמצא על הנייר אלא מופיע כקובץ שנשלח על ידי הארגון אל העובדים לפני תחילתה של שנה חדשה. כמובן שניתן לשלוח את הטופס גם בתהליך של קליטת עובד חדש, כשיש צורך לשנות פרטים מהותיים וכן הלאה.

בכל מקרה, הטופס נשלח אל העובד בדואר אלקטרוני או ב- SMS, כאשר העובדה רק נדרש לשנות פרטים המצריכים שינוי – למשל העתקת מקום מגורים, עבודה במקום תעסוקה נוסף, נישואין, הולדת ילד, גירושין וכן הלאה. הטופס מעביר את העובד בין השדות ובסופו של דבר רק נותר לחתום באמצעות העכבר (אם יושבים מול מחשב) או באמצעות האצבע (אם ממלאים את הטופס בסלולרי). כעת טופס מקוון 101 עובר אוטומטית לארכיון אל תיקיית העובד הדיגיטלית, ובכך נגמר הסיפור מצד העובד – כאשר אנשי משאבי האנוש והנהלת החשבונות יכולים להמשיך לטפל בפרטים.

ברור שלהתנהלות הזו יש יתרונות רבים. למשל, מתקבל חיסכון משמעותי בניירת וחיסכון על רכישת ותפעול מכשור משרדי כגון מדפסות ופקסים. בנוסף, זוהי דרך עבודה מאוד נוחה לעובד שאינו צריך לסור אל המשרד או להתעסק בהדפסות וסריקות למיניהן, והוא יכול למלא את הטופס מכל מקום ובכל זמן. כמו כן, העבודה בדרך זו מקטינה למינימום את טעויות האנוש על כל המשתמע מכך, מקטינה אובדן ניירות וזליגת מידע אישי שקיים בטופס החוצה. היא גם חוסכת בתיקיות ובמקום וחוסכת הרבה שעות עבודה של אנשי משאבי האנוש על טיפול בטפסי העובדים, כמו גם על התעסקות עם רואה החשבון ו/או רשות המיסים.

לא רק טופס 101 מקוון

מערכת EasyDoc הינה מערכת לניהול תיקי עובדים אשר יודעת לטפל, כאמור, בקשת רחבה של מסמכים ההופכים לטפסים מקוונים. המערכת נגישה לבעלי הרשאה מכל טלפון סלולרי, מכשיר נייד אחר או מחשב נייח, וכלל הנתונים השמורים בה מצויים בענן תוך הקפדה על אבטחת מידע גבוהה וגישה ממודרת אל הנתונים. בתיקי העובדים קיימים טפסים כגון חוזה עבודה, חתימה על ציוד, שיוכים לקופות גמל וכן הלאה, ואנשי משאבי האנוש יכולים לצפות בכלל הנתונים ולעדכן אותם בשעת הצורך. בנוסף, המערכת יודעת להתריע ולשלוח טפסים לקראת המועד הרלוונטי, והיא הופכת את ניהול תיקי העובדים למשימה הרבה יותר קלה, ידידותית וחסכונית בזמן.