טופס קליטת עובד חדש עם מערכת איזידוק

טופס קליטת עובד חדש יש להעביר לעובד שנקלט בעסק בהתאם לחוק, ועליו למלא אותו כמו גם גורמים אחרים בארגון בדגש על מחלקת משאבי האנוש. חשוב לדעת שבניגוד לעבר, כיום ניתן להוציא לצורך קליטת עובד חדש טפסים דיגיטליים ולא את טפסי הניירת המסורתיים. מדובר למעשה בדיוק באותם הטפסים שהארגון נעזר בהם לאורך השנים, רק שכעת הם נשלחים, ממולאים ונחתמים אונליין ומועברים ישירות אל תיק העובד החדש.

כמה מילים על טופס קליטת עובד חדש

בכל ארגון ועסק טופס קליטת עובד חדש נראה קצת אחרת. באופן בסיסי מופיעים בטופס בפרטי העובד לרבות שמו הפרטי, מספר תעודת זהות, מינו, מצבו המשפחתי, כתובתו, מספר הטלפון והמייל שלו, ולא פעם יש לצרף מסמכים נוספים כגון צילום של רישיון הנהיגה ורישיון הרכב. בנוסף, בדרך כלל מתבקשת הצהרה לגבי מצב בריאותי ומגבלות בריאותיות, וישנה הצהרה של העובד שכל הפרטים שמילא הינם נכונים ומלאים ושהוא מתחייב להודיע על כל שינוי בהם למקום התעסוקה. וכמובן יש גם מקום לחתימת העובד על הטופס. מעבר לכך, בטפסים השונים מופיעים גם תאריך תחילת העבודה, קוד הכשרה, קד תואר, קוד שנות לימוד, סיווג מקצועי, אחוזי משרה ופרטים נוספים שחלקם ממולאים על ידי מחלקת משאבי האנוש. למשל, הדירוג והדרגה, תעריפי נסיעה בתחבורה ציבורית, סוג השכר, החתמה בשעון, סוג ההסכם, זכאויות למחלה וחופשה, וכמובן יש גם חתימות של הגורמים המאשרים.

ומה המשמעות של טופס דיגיטלי?

כאמור, טופס קליטת עובד חדש דיגיטלי זהה בדיוק לטופס שיש לארגון בוורד או ב- PDF. יחד עם זאת, ההבדל הוא שהטופס הזה הועבר למערכת שלנו והומר בתוך שניות בודדות לכדי טופס דיגיטלי. זאת אומרת שיש בו שדות שהעובד יכול למלא והם נפתחים ונסגרים לפי מידת הרלוונטיות לתשובותיו בסעיפים השונים, וששדה החתימה של העובד (וגם של הגורם המאשר ממשאבי האנוש) מאפשר לחתום עם העכבר או עם האצבע במידה שמשתמשים במכשיר נייד. את הטופס הזה ניתן לשלוח לעובד במייל או ב- SMS, המערכת מנחה אותו למילוי נכון, ולאחר מכן מעבירה אותו אוטומטית לתיק החדש שנפתח לו. בתיק הזה גם יהיו טפסים מקוונים נוספים שימולאו במקביל ובהמשך, למשל טופס 101 מקוון, טופס שיוכים לקופות גמל, חוזה העסקה וכיוצא בזאת.

מה זה נותן לארגון?

טפסים דיגיטליים כאלו חוסכים הרבה טרחה עבור העובד ועבור מחלקת משאבי האנוש, שכן אין צורך להדפיס, לסרוק, להעביר מסמכים או לתייק אותם ידנית. הם תורמים לחיסכון רב בזמן של העובדים ומגבירים את שביעות רצונם, תורמים לאבטחת המידע שנמצא בתיקי העובדים, חוסכים בהוצאות על ניירת וציוד משרדי, עומדים בדרישות רשות המיסים וגורמי ממשל נוספים, וכל זאת עוד לפני שהזכרנו את היתרונות הרבים שמספקת מערכת קליטת עובדים דיגיטלית איזידוק.