טפסים דיגיטליים

עבודה עם טפסים דיגיטליים במערכת ניהול חכמה ויעילה

כאשר מדברים על טפסים דיגיטליים מתכוונים למעשה לשורה ארוכה של מסמכים, שכן כיום עם מערכת ייעודית אפשר להעביר אל הפורמט הדיגיטלי כל מסמך ולהפוך אותו למקוון. כעת, עם המסמך הזה ניתן לבצע פעולות רבות בהתאם לייעודו, למשל לשלוח אותו לעובדים בארגון, לשלוח ללקוחות ב- SMS או במייל, להעלות אותו לאתר החברה וכן הלאה. כך, בכל עת ניתן ליצור טפסים דיגיטליים חדשים ולשנות קיימים, החל בתוספת שדות וכפתורים ועד למקום לחתימה אונליין.

טפסים דיגיטליים כחלק מניהול עובדים

כאמור, טפסים דיגיטליים מהווים כיום חלק אינטגראלי מפעולות רבות שמבצעות מחלקות משאבי האנוש, השיווק והפרסום, הרכש וכן הלאה בעסקים וארגונים שונים. טפסים אלו מתופעלים ומנוהלים באמצעות מערכות ייעודיות לכל תחום, ואחד מהם הוא ניהול העובדים. אנו ממליצים כמובן על מערכת טפסים דיגיטליים שלנו - Easydoc- שבאמצעותה ניתן לנהל את תיקי העובדים הנקלטים בחברה או בארגון, ללא צורך בהסתמכות על טפסי הנייר הפיזיים ועל החתימות הידניות. אל תוך המערכת תוכלו להזין כל מסמך ב- Word או ב- PDF והוא יהפוך לטופס דיגטלי מקוון כעבור פחות מעשר שניות. בדרך זו ניתן לקבל שורה ארוכה של טפסים דיגיטליים כמו טופס 101, טופס 106, החתמות על ציוד, שיוך לקופות גמל וכן הלאה, וזאת בהתאם להגדרות ולצרכים הספציפיים שלכם.

לאחר מכן, כל שנותר הוא רק לשלוח את המסמכים לעובד, שיכול לפתוח ולמלא אותם מכל מכשיר המחובר לרשת כולל הנייד, וגם לחתום עליהם במסך מגע או עם העכבר. אין ספק שמדובר בהקלה משמעותית המייעלת באופן משמעותי תהליכי קליטה של עובדים ואת ניהול התיקים שלהם לאורך זמן, מבלי להזדקק לאינספור ניירות, תיקיות, מקומות אחסון הולמים, ושימוש נרחב במדפסות, פקסים וסורקים על כל המשתמע מכך מבחינת החיסכון בזמן, בכוח אדם ובהוצאות.  

טפסים דיגיטליים מנוהלים

כאמור, מערכת כמו EasyDoc מקנה מספר יתרונות מהותיים לאורך הזמן. קודם כל, העבודה עם טפסים דיגיטליים תורמת רבות לשיפור הסדר וההתנהלות, עם הקטנה משמעותית של אובדן מסמכים חשובים או חלילה פגיעה בפרטיות העובדים, וגם תהליך השליפה מהיר מאוד ונגיש בכל עת לבעלי הרשאה. המערכת יודעת לתת התראות ולשלוח אוטומטית טפסים דיגיטליים לעובדים כאשר ישנו צורך (למשל טופס 101 לקראת תחילת שנת העסקה חדשה), ומרגע החתימה של העובד המסמך נשמר אוטומטית בארכיון עם כל אישור רלוונטי כמו צילום תעודת זהות שהעובד הוסיף כקובץ. כעת מצויים בידי מחלקת משאבי האנוש כל הטפסים העדכניים והנכונים שגם מחוברים לתוכנת השכר של הארגון.

כל זאת, ברמה גבוהה מאוד של אבטחה של מידע המאוחסן בענן, למניעת זליגה של מידע אישי או לפריצה של גורמים כאלו ואחרים. את ההרשאות קובעים אנשי הארגון עבור אנשי משאבי האנוש, הנהלת החשבונות, חשב השכר וכדומה, כאשר ההתנהלות בזמן אמת מגבירה משמעותית את הסנכרון שבין בעלי התפקידים. כמובן שהדבר חוסך אי הבנות וטעויות, חוסך בשטחי האחסון, חוסך בצורך לגשת בכל פעם ולגשש בתיקייה נושנה בארון נשכח, חוסך בשעות עבודה ומגביר את הפריון.

המעוניינים בפרטים נוספים על טפסים דיגיטליים בכלל, ועל מערכת EasyDoc בפרט, מוזמנים לפנות אלינו.