מערכת חתימה דיגיטלית לחנויות
לאורך העשור האחרון עברו ארגונים ועסקים רבים אל חתימה דיגיטלית על טפסים מקוונים, המקנה שורה ארוכה של יתרונות מבחינת סדר וארגון, זמינות ואבטחה, ובעיקר חיסכון בזמן ובכסף תוך הגברת שביעות הרצון של העובדים והלקוחות. גם לחנויות מומלץ לעבור אל תוכנת חתימה דיגיטלית כמו איזידוק ובשורות הבאות נסביר מדוע.
מה אפשר לעשות עם תוכנת חתימה דיגיטלית
מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת לחנות להעביר כל טופס שאותו עד כה מילאו באופן ידני, לכדי טופס מקוון שאפשר לשלוח, למלא ולחתום עליו אונליין. אין זה משנה אם החנות היא בתחום האופנה, הצעצועים, תכשיטנות, מוצרי החשמל והאלקטרוניקה וכן הלאה - כל חנות באשר היא יכולה לבצע את הצעד הזה וליהנות ממספר יתרונות משמעותיים.
כך למשל, אם יש לכם הסכמים שאתם שולחים מעת לעת אל ספקים קיימים וחדשים הרי שתוכלו להפוך אותם לטפסים דיגיטליים ומכאן והלאה אין עוד צורך להדפיס אותם, לסרוק לחתום עליהם ידנית, לתייק אותם בארוניות וכן הלאה. פשוט שולחים את הטופס המקוון אל הספק שחותם עליו אונליין, כאשר המערכת מוסיפה גם קובץ מוצפן לצרכי אבטחה. לאחר מילוי וחתימה בטלפון הנייד או במחשב הטופס עובר ישירות למייל שלכם, למייל של הספק וגם אל תיק שפתחתם עבורו במערכת.
באותו האופן אפשר להיעזר במערכת חתימה דיגיטלית למסמכים כדי ליצור טופס הרשאה לחיוב חשבון. מדובר בטופס המיועד עבור לקוחות המבצעים מהחנות הזמנות קבועות ומאפשר לחייב אותם מול הבנק או מול חברת האשראי בלי להידרש להתעסקות בכל חודש מחדש. וכאמור, גם כאן אפשר להיפרד לשלום הניירת ולעשות הכל בצורה דיגיטלית אונליין. על הטופס אפשר להוסיף את הלוגו של החנות, כתובת ושדות חדשים כאשר כל התהליך הוא אוטומטי, יעיל וידידותי למשתמש.
יצירת תיקים לעובדי החנות
ההתנהלות עם תוכנה לחתימה דיגיטלית חוסכת הרבה מאוד טרחה וזמן, אובדן של מסמכים וטעויות אנוש, וכן הוצאות על ציוד משרדי של החנות כמו תיקיות, ארוניות, טונרים, דיו ומדפסות. בנוסף היא חוסכת שטח אחסון בחנות הוא מפנה מקום לפריטים אחרים. אם לא די בכך, בעזרת מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים אפשר ליצור תיקים לפרויקטים, לקוחות ועובדים.
למשל, אפשר ליהנות משירותי מערכת ניהול תיק עובדים במידה ובחנות מועסקים מספר עובדים. כך מתקבלת למעשה תוכנה לניהול משאבי אנוש אשר בה נמצאים כל הטפסים הרלוונטיים של העובדים כגון טופס 101, טופס 116, החתמות על ציודים, שיוכים לקופות גמל וכדומה. ושוב, הדבר מאפשר ניהול עובדים מרחוק בלי שהעובד יצטרך להדפיס את הטפסים ולחתום עליהם ידנית, כאשר כל טופס עובר באופן אוטומטי ישירות אל תיק עובד על המחשב וניתן לבצע ניהול תיקים דיגיטלי עם התראות למשלוח מסמכים ושורה ארוכה של הגדרות לצרכי השימוש הספציפיים של החנות.
