איך יוצרים טפסים דיגיטליים?

טפסים דיגיטליים כבר מהווים כיום חלק אינטגראלי מפעילותם של גורמי ממשל, ארגונים, חברות ועסקים מכל מגזרי המשק ומכל היקפי הפעילות. יחד עם זאת, יש רבים שעדיין לא מכירים את מלוא היתרונות ולא ביצעו את הצעד המתבקש של מעבר ל- "עסקים ללא נייר", ואצל חלקם הסיבה היא חשש מפני הטכנולוגיה. מה זה בכלל טופס דיגיטלי? איך אני יוצר אותו? האם אפשר לחתום עליו? לשנות אותו? זה לא נורא מסובך? אז בשביל להרגיע את החששות כתבנו את המאמר הבא שיניח את דעתכם.

הכי פשוט שאפשר

בואו נתחיל מהשורה התחתונה: יצירה של טפסים דיגיטליים היא מאוד פשוטה ולא מצריכה מכם שום רקע או הבנה טכנית. אנחנו עושים את כל העבודה בשבילכם. היינו יכולים לסיים את המאמר כאן אבל בשביל תבינו איך זה מרגיש לעבוד עם מערכת חתימה דיגיטלית נמשיך אותו ונרחיב. קודם כל, חשוב שתבינו שכל טופס שיושב אצלכם על המחשב יכול להפוך לטופס דיגיטלי. למעשה, במידה מסוימת הוא כבר כזה, שכן מדובר בקובץ שיושב על המחשב או בענן. אבל בשביל שהוא באמת יהפוך לטופס דיגיטלי אנחנו צריכים לעשות עליו עבודה שתאפשר לאחר מכן למלא את השדות שלו ולחתום עליו.

כמה זמן זה לוקח לנו? פחות מעשר שניות. מה נדרש מכם? רק להעלות את הקובץ בוורד או ב- PDF אל המערכת שלנו, איזידוק, וזהו. אפשר למשל לעשות זאת עם טופס 101, טופס 106, טופס שיוכים לקופות גמל, טפסי החתמת ציוד, תצהירים משפטיים, ייפויי כוח, הסכמי שכר טרחה ועוד הרשימה ארוכה.

ומה עוד נדרש ממני?

ניחשתם נכון, זה לא הכל. תוכלו כמובן להסתפק בהמרה של הקובץ לטופס דיגיטלי, אבל בהמשך בוודאי תרצו גם להעביר אותו לעובד, ספק, לקוח, רשות מסוימת וכן הלאה – בדיוק כפי שעושים עם טפסי נייר. אז מטבע הדברים תצטרכו ליצור תיקיות רלוונטיות (מה שבטח כבר יש לכם), ותוכלו להיעזר בפיצ'רים השונים של המערכת שלנו. למשל, תוכלו לקבוע מיהם הגורמים המורשים לראות את הטפסים ולבצע בהם את השינויים, תוכל לקבוע זמנים שבהם תקבלו התראות לקראת המועד לשליחת טופס מסוים, תוכלו לקבוע זמנים שבהם הטופס יישלח אוטומטית לאדם אחד או לכמות גדולה של אנשים וכן הלאה. בנוסף, תוכלו להגדיר ספציפית בעת משלוח הטופס הגדרות לפי רצונכם: למשל אם אתם רוצים לנהל סבב חתימות באופן מקביל או טורי.

ומה צריך לעשות מי שמקבל את הטופס

גם הוא לא צריך לעשות יותר ממה שעושים בטופס נייר רגיל, ובעצם – זהו אחד היתרונות הבולטים של טפסים דיגיטליים – הוא צריך לעשות הרבה פחות. הוא לא צריך להדפיס, לסרוק, לחתום ידנית או להעביר את הטופס פיזית אליכם. רק צריך לפתוח את המסמך ששלחתם אליו במייל או בנייד, למלא את השדות כפי שיצרה המערכת שלנו, לחתום עם העכבר או עם האצבע על מסך המגע, וזהו – הטופס כבר עובר בחזרה אליכם ונכנס לתיקייה שהגדרתם.