טופס 101 לארגונים
מערכת ניהול תיק עובד EasyDoc מטפלת בשורה ארוכה של מסמכים הקשורים לקליטת העובד והעסקתו, ביניהם מסמכים להחתמת ציוד, חוזה עבודה, טופס 106, שיוכים לקופות גמל, וכל אישור רלוונטי ונלווה למסמכים אלו. כידוע, אחד המסמכים הבסיסיים ביותר בהעסקת עובדים הוא טופס 101, וגם בו מטפלת כמובן המערכת שלנו באופן דיגיטלי, מקוון ופשוט להפליא.
כמה מילים על טופס 101
טופס 101 לארגונים מיועד לרשות המיסים, כאשר העובדים מגישים אותו למעסיקים לצורך חישוב המשכורות בהתייחסות להקלות, הטבות ונקודות זיכוי במס, וכן לצורך תיאומי מס. את הטופס צריך העובד להגיש למעסיק עד 7 ימים מיום תחילת העבודה או היום בו התקבלה המשכורת הראשונה (היותר מוקדם מבין השניים), וגם יש למלאו מחדש או השתנו פרטים מהותיים כמו מעבר למקום מגורים חדש, נישואין, הולדת ילד, גירושין וכדומה. כמו כן, את הטופס ממלאים בראשון לינואר של כל שנה אזרחית.
באופן כללי, טופס 101 לארגונים הוא בעל תצורה זהה, כאשר מה שמשתנה הוא רק התכנים שהעובדים ממלאים. יחד עם זאת, בעזרת מערכת EasyDoc ניתן לבצע התאמות שונות במידת הצורך. בכל מקרה, טופס 101 דיגיטלי כולל כמובן את כל הסעיפים של טופס 101 ידני, לרבות פרטי התקשרות עם העובד, מצבו המשפחתי, פרטי המעסיק, פרטי ההכנסה ממקום התעסוקה הזה וממקורות נוספים, עמידה בקריטריונים להקלות, זיכויים ופטורים, פרטים של בת הזוג והילדים, וכיוצא בזאת.
המעבר לטופס 101 מקוון
בשנים האחרונות עוברים רבים מהארגונים, החברות והעסקים לטפסים דיגיטליים ומקוונים, לרבו בכל הקשור לניהול העובדים ולהתקשרויות מול רשות המיסים. אכן, גם רשות המיסים בעצמה מעודדת את המעבר להתנהלות דיגיטלית, ולפיכך מדובר בטפסים מאושרים לכל דבר ועניין. הדבר נכון גם לגבי טופס 101 לארגונים שאותו ממלאים ועליו חותמים באופן מקוון, כמו על מסמכים אחרים במערכת EasyDoc. את הטופס שולחים אל כל עובד המתחיל לעבוד בארגון, והוא יכול למלא באמצעות מחשב, טלפון נייד או טבלט, ומרגע הסיום הטופס נקלט אוטומטית ומאופסן בתיקו של העובד במערכת. בנוסף לכך, כמו שאר הטפסים במערכת גם כאן הטופס מנוהל והמערכת יודעת להתריע ולשלוח אותו אל העובד בתחילת כל שנה חדשה.
למה לעבוד עם טופס 101 מקוון
אין ספק שהמעבר לעבודה כזו מקנה יתרונות מרובים, בעוד המערכת שלנו הופכת את כל תהליך קליטת העובדים לדיגיטלי. כך לדוגמא, המערכת חוסכת המון התעסקות במשלוח טפסי 101 וטפסים אחרים באמצעות פקס או מחשב, ואת כל הטרדה שבהדפסתם, חתימה עליהם, סריקתם ומשלוח חזרה. מבחינת העובדים זוהי הקלה גדולה, הן בתחילת התעסוקה וגם במילוי מסמכים נוספים לאורך תקופת ההעסקה. ואילו למחלקת משאבי האנוש של הארגון נחסכות שעות עבודה רבות של התעסקות טכנית, דבר המגדיל את הפריון ואת שביעות הרצון של עובדי המחלקה.
בנוסף, המערכת חוסכת במקומות אפסון, ברכישה של ניירת וציוד משרדי בעלויות לא מבוטלות, בטעויות אנוש ובאובדן מידע וזליגה של מידע אישי החוצה. היא גם מייעלת מאוד את ניהול תיקי העובדים ומסנכרנת בין הנוגעים בדבר בארגון, ואם לא די בכך – היא גם תורמת לשמירה על איכות הסביבה ולתדמית של ארגון הצועד עם הזמן.
