למה לעבוד עם טופס 101 מקוון
מערכת EasyDoc מאפשרת לכם להעביר טפסים ומסמכים רבים אל הפורמט הדיגיטלי, ומכאן והלאה לעבוד איתם בענן באופן מקוון. למעשה, המערכת מטפלת בכל תהליך הקליטה של עובד חדש אל הארגון, החל בעובד בודד ועד לעשרות ומאות עובדים בגיוס המוני, והיא ממשיכה לנהל את תיקי העובדים לכל אורך הדרך. אחד הטפסים היותר מוכרים ונפוצים שעימם המערכת עובדת הוא טופס 101 מקוון.
טופס ידני? מסורבל ומטריד
טופס 101 מקוון הוא כאמור רק אחד מיני טפסים רבים שבהם מערכת EasyDoc ,אך הוא מהווה דוגמא מצוינת ליתרונות העבודה עימה ועם טפסים מקוונים בכלל. לשם כך, בואו נתבונן על תהליך המילוי והחתימה על טופס 101 ידני ורגיל בדרך המסורתית. מדובר כידוע בטופס שאותו העובד צריך למלא עד שבוע לאחר תחילת העבודה, או שבוע לאחר קבלת המשכורת הראשונה – המוקדם מביניהם. בדרך המסורתית, העובד צריך לסור אל מחלקת משאבי האנוש או הנהלת החשבונות, לקחת את הטופס מהצוות המטפל, למצוא פינה כדי למלא בה את כל הפרטים או לקחת את הטופס הביתה, לחתום עליו, ואז להחזיר את הטופס המלא כדי שיאופסן בתיק העובד שנפתח לו.
לחילופין, אפשר למנוע את הצורך בהגעה אל מחלקת משאבי האנוש, ולכאורה לייעל את התהליך, על ידי משלוח של הטופס במייל או בפקס אל העובד. כעת עליו להדפיס את הטופס, למלא את השדות הנחוצים בדף, לחתום, לסרוק, לצלם גם מסמכים רלוונטיים נוספים כמו תעודת הזהות או פרטי חשבון בנק, ולשלוח את הכל בחזרה אל הארגון. כעת, המסמך מודפס ומוכנס לתיק העובד החדש.
ואיך מתנהלים עם טופס 101 מקוון?
לעומת האמור לעיל, ההתנהלות עם טופס 101 מקוון נראית כמו משחק ילדים. מדובר בטופס מוכן שיושב על מחשבי הארגון ונשלח אל הסמארטפון ב- SMS או אל תיבת הדוא"ל של העובד. כאן אין בכלל ניירת שמודפסת, ממולאת, נחתמתם או עוברת מיד ליד, שכן הכל מבוצע על גבי המחשב או מסך המגע של הסמארטפון – כולל החתימה עצמה. מכל מקום ובכל זמן שמתאים לו העובד פותח את הטופס ועובר על השדות, כאשר המערכת מעבירה אותו מהאחד לשני, עם מינימום סיכוי לטעויות אנוש. עם סיום המילוי והחתימה הטופס נכנס ישירות לתיקיית העובד הדיגיטלית שבענן, ובזאת תמה ההתעסקות איתו מצד העובד. מצד משאבי האנוש, ניתן כעת לבצע כל פעולה רלוונטית בטופס – לרבות מול רואה החשבון, מול חשב השכר, מול רשות המיסים וכן.
וכל זאת רק עבור טופס אחד, כלומר טופס 101 מקוון. כידוע, ישנ ם עוד טפסים שיש למלא בעת גיוס עובדים כגון חוזה עבודה, החתמות על ציוד, שיוכים לקופות גמל וכדומה – ובכל אחד מהם העבודה המקוונת חוסכת המון זמן, התעסקות וטרחה, שלא לדבר על טעויות אנוש, בזבוז שעות עבודה, מקום אפסון, רכישת ניירת וציוד משרדי וכיוצא בזאת. יתרה מכך, מערכת EasyDoc גם יודעת להתריע את העובד לקראת הזמן לעבור שוב על טופס 101 מקוון, כלומר לקראת תחילת השנה החדשה, וכמובן ניתן לשלוח את הטופס כשצריך לשנות פרטים המשפיעים על נקודות הזיכוי, הקלות ופטורים.
