הגיע הזמן לעבור אל חתימה דיגיטלית
אם הייתם חוזרים בזמן ופוגשים מנהל כלשהו בארגון, ואומרים לו שבעתיד כולם יסתובבו עם טלפונים בכיס, אולי הוא היה שואל אתכם: למה בעצם צריך את זה? מה זה כבר יכול לתת לעסק שלי? אז אולי חתימה דיגיטלית היא לא המצאה כה דרמטית כמו הטלפון הסלולרי, אבל היא בהחלט משנה את פני הדברים ומעלה תרומה משמעותית לעסקים ולארגונים. בשורות הבאות נסביר מדוע.
מה זה בכלל חתימה דיגיטלית
יכול להיות שכבר נתקלת במונחים כמו חותמת דיגיטלית, חתימה אלקטרונית, טופס דיגיטלי וכדומה. אבל כדי ליישר קו בואו נבין מה זה בעצם אומר. למעשה, כל מסמך שאתם שולחים הוא במידת מה אלקטרוני או דיגיטלי. יכול להיות שהוא נושא למשל את הלוגו של החברה, איזה סלוגן או סיסמא, או את החתימה שלכם או של הלקוח, ובכך הוא מסר אלקטרוני לכל דבר בהתאם להגדרות של חוק חתימה אלקטרונית. אבל לא די בכך. חתימה דיגיטלית על טפסים משמעה שני דברים: האחד שעל המסמך מתנוססת חתימתו של אדם מסוים – למשל גורם אחראי בעסק, לקוח, שותף עסקי, עובד וכן הלאה. השני הוא שאל הטופס מצורף קוד מוצפן שמערכת איזידוק מוסיפה אוטומטית. המטרה של הקוד היא להבטיח שהתכנים שבטופס המקוון לא שונות אחרי שנחתם, ושמי שחתום עליו הוא אכן בעל אמצעי החתימה ולא גורם אחר. כל טופס העומד בתנאים אלו מוגדר בתור חתימה דיגיטלית מאובטחת, ולכן הוא מקובל על ידי רשות המיסים וגורמי ממשל נוספים.
במה זה בכלל עוזר לי?
כדי להבין במה זה עוזר ולמי יש לצאת מנקודת ההתחלה הנוכחית, של עבודה עם ניירת פיזית. אין זה משנה אם אתם בעלי משרד עורכי דין, ראיית חשבון, אדריכלות, חנות רהיטים, מפעל, עסק קטן או ארגן גדול – תמיד יש טפסים שמצריכים חתימות. העניין הוא שההתעסקות עם טפסי ניירת פיזית גוזלת הרבה זמן, מטריחה ומייגעת, נתונה לטעויות ולאובדן מסמכים, בעלת מקבלות של זמן ומקום, וגם כרוכה בעלויות על רכישת ציוד (ואם זה חשוב לכם – היא גם פוגעת בסביבה).
לעומת זאת, חתימה דיגיטלית מאפשרת להעביר כל מסמך לכדי טופס מקוון, בין אם מדובר בהסכמי עבודה, הסכמי שכר טרחה, טופס 101 וכן הלאה. מערכת איזידוק מבצעת עבורכם את ההמרה בתוך שניות ספורות, ומכאן והלאה אתם יכולים לשלוח את המסמך מכל מקום ובכל זמן אל המייל או אל הנייד של הנמען. הוא מצדו רק צריך למלא את הטופס ולחתום עליו (הכל על המחשב או בסמארטפון), והטופס מייד נשלח אליכם ונכנס אל התיקייה הממוחשבת הרלוונטית.
זו התנהלות הרבה יותר יעילה ומהירה, החוסכת בהוצאות ובשעות עבודה, נוחה לעובדי העסק וללקוחות ומגבירה את שביעות הרצון, יוצרת רמה גבוהה יותר של סדר וארגון במסמכים, מגבירה את רמת האבטחה, מייעלת את העבודה המשותפת של בעלי תפקידים בארגון, ומצעידה אותו קדימה אל העידן הבא.
