מה זה בעצם טופס מקוון?

את המונח "טופס מקוון" (או "טופס דיגיטלי") סביר להניח שכבר שמעתם פה ושם, אבל בכל זאת כדי להסביר: מדובר בכל מסמך שהועבר לפורמט דיגיטלי וכעת שולחים אותו למילוי וחתימה על ידי לקוחות, עובדים, שותפים, מנהלים וכן הלאה.

לדוגמא, בעזרת מערכת EasyDoc תוכלו להפוך כל מסמך Word או PDF לטופס מקוון, ותוכלו לשלוח אותו ב- SMS או בדואר אלקטרוני אל הנמען. לאחר שהנמען יסיים ויחתום על הטופס הוא ייכנס אוטומטית אל הארכיון של המערכת ומכאן והלאה ניתן יהיה לעשות בו את השימוש הרלוונטי – למשל לחישוב שכר עובד, לצרכי מס הכנסה, להעביר לעורך דין או רואה חשבון, וכן הלאה.

בנייה של טפסים מקוונים

בשנים האחרונות ישנו מעבר ברור לעבודה עם טפסים מקוונים, שגם נתמך על ידי רשויות המדינה עקב התרומה לאיכות הסביבה והתייעלות העבודה מול עסקים, חברות וארגונים. אכן, מדובר בהתנהלות הרבה יותר אפקטיבית, נוחה ופשוטה מהתעסקות עם ניירת פיזית מכל הבחינות, ובנוסף לכך אין זו משימה קשה במיוחד לעשות את המעבר אל הדיגיטל.

מערכת כמו EasyDoc מציעה שורה ארוכה של פונקציות יעילות שניתן לבצע עם טפסים מקוונים, לרבות האפשרות ליצור בכל עת טופס מקוון חדש ו/או שינוי של טופס קודם – למשל הוספה של מקום לחתימה און ליין, הוספת שדה חדש, הוספת כפתור וכדומה. יש לציין כי גם מצד הנמען מדובר בהתנהלות פשוטה מאוד עם מינימום אי הבנות או שגיאות במילוי, ועם חתימה שאינה מצריכה הדפסה וסריקה של הדף, אלא פשוט שימוש בעכבר או באצבע על מסך מגע של מכשיר נייד.

יחד עם זאת, אם עוד אין לכם את המערכת שלנו או מערכות דומות, יכול להיות שבתחילת הדרך תזדקקו לליווי קצר. זאת מאחר שבתהליך ההטמעה נדרשת לעיתים תמיכה בבנייה הראשונית של הטפסים בהתאמה לצרכים הספציפיים שלכם. לדוגמא, כדאי להתחשב בהלכים והפרוצדורות שמתרחשים כעת בעסק, אופי הפעילות, בעלי התפקידים הרלוונטיים לטפסים המקוונים ולמשלוח שלהם, איזה תהליך צריכים לבצע העובדים מול הטופס, וכדומה. לאחר שהפרמטרים הראשונים אופיינו אנו נסייע לכם להבין ולשלוט בתהליך האינטואיטיבי והפשוט של בניית טופס מקוון בעצמכם, עם כל שדה ועמוד רלוונטי. ממש לא מדובר במשימה לגאונים וגם אין צורך ביכולות טכניות גבוהות או ברקע מקדים, כך שמעתה והלאה אתם עצמאיים בבניית טופס מקוון לכל צורך ומטרה.

אבל למה לעבוד עם טופס מקוון?

אם ניקח טופס בודד מכל סוג שהוא, למשל טופס שיוך לקופות גמל בעת קליטת עובד חדש, נראה שיש מסביבו לא מעט עבודה. קודם כל יש את הניירת עצמה עם ההוצאה הכרוכה בה, ואז ההוצאות על תפעול המדפסת, הסורק, הפקס וכן הלאה. לכך נוספות שעות העבודה של הגורמים הרלוונטיים בארגון, שצריכים לנהל את התהליך הדי מסורבל מול העובד הנקלט, ולאחר מכן צריך לקחת תיקייה פיזית, להכניס את התיק ולאפסן בארונית המתאימה. עכשיו, הכפילו את כל שעות העבודה, הסרבול, הטעויות האפשריות וההוצאות על טופס בודד בעשרות או מאות עובדים שהארגון מעסיק.

קל להבין, אם כן, שטופס מאורגן חוסך הרבה שעות עבודה ובהוצאות שונות, מייעל מאוד את העבודה לשביעות רצונם של כל הנוגעים בדבר, וכל זאת עוד לפני שדיברנו על מערכת EasyDoc עצמה שתורמת רבות להתנהלות השוטפת גם בטווח הארוך לאורך שנות ההעסקה.