למה טפסים דיגיטליים הם טפסים חכמים
תחת הכותרת של טפסים דיגיטליים מסתתרות מספר טכנולוגיות המאפשרות להפוך קבצי וורד ופי.די.אף לכדי טפסים מקוונים. בשורות הבאות נסביר מה זה בעצם טופס דיגיטלי ומדוע אפשר לכנות אותו בשם טופס חכם.
אז מה זה טופס דיגיטלי
לא משנה באיזה עסק אתם עובדים, כמעט תמיד מהווים מסמכים חלק משמעותי מההתנהלות השוטפת. אם ניתן כמה דוגמאות מתחומים שונים, נראה טפסים כמו ייפוי כוח, דוחות שנתיים, תצהירים, הסכמים עם ספקים, דרישות תשלום, חוזים מול לקוחות, הסכם אספקת שירות, טופס 101, טופס 116 ועוד רשימה ארוכה.
טופס דיגיטלי הוא בדיוק אותו הדבר, רק שניתן למלא אותו ולחתום עליו מבלי צורך להדפיס. זאת אומרת שלוקחים את הטפסים הרגילים מהמחשב, מעלים אותם אל מערכת eazydoc והיא הופכת אותם לטפסים דיגיטליים תוך כמה שניות. ומה זה אומר? שהמערכת בונה את השדות של הטופס בהתאם לשדות הקיימים, כך שניתן יהיה למלא בהם את כל הפרטים. היא לא תאפשר התקדמות במילוי הטופס מבלי ששדה חובה מולא כראוי וגם ניתן להגדיר בה שלא ניתן להתקדם במילוי ללא צירוף של אישורים רלוונטיים לשדה חובה.
למעשה, המערכת בונה טפסים דיגיטליים שלוקחים את ממלא הטופס, בין אם הוא עובד, לקוח, ספק שותף וכדומה, שלב אחר שלב וסעיף אחר סעיף עד למילוי מלא ונכון. במידה והדבר נדרש היא גם מציגה בפניו הצהרה בדבר אמיתות הנתונים, למשל אם יש דרישה כזאת מצד רשות המיסים או גורם משפטי. רק לאחר שהמסמך מולא כראוי יכול הממלא לחתום על הטופס, ושוב אין צורך להדפיס ולשם כך אלא פשוט משתמשים בעכבר במחשב או באצבע על מסך המגע של הטלפון הנייד.
אבל בכך לא הסתיימה החוכמה של טפסים דיגיטליים. מלבד כל האמור לעיל המערכת גם מוסיפה קובץ מוצפן מיוחד שאין שני לו המאפשר לוודא את זהות האדם החותם, וכן את העובדה שלא בוצעו כל שינויים בטופס לאחר שנחתם. זוהי דרישה חשובה ובסיסית של רשויות הממשל השונות, מה שהופך את הטופס לחתימה דיגיטלית מאובטחת העומדת בתקנות של מס הכנסה, מערכת המשפט ועוד.
מה שעוד חכם בטפסים הדיגיטליים הוא כמובן שהכל נעשה אונליין באופן מקוון. זאת אומרת שמשלוח הטופס הנדרש למילוי נעשה ישירות מהמחשב או מהנייד שלכם, אל המחשב הוא הנייד של הנמען, שרק צריך להקליק על הקישור ולהיכנס אליו כדי למלא ולחתום. לאחר החתימה הטופס נשלח אוטומטית בחזרה אליכם למייל או לנייד וגם יכול להיכנס אוטומטית אל תוך תיק הלקוח או עובד שפתחתם לאותו נמען. מכאן והלאה כל אדם בעל הרשאה יכול לצפות בנתונים של הטופס ושל טפסים אחרים באותו התיק.
