החתמת מסמכים דיגיטלית

החתמת מסמכים דיגיטלית בניהול תיקי עובדים

עד לפני מספר שנים, החתמה של לקוחות או עובדי החברה על מסמכים דרשה ניירת פיזית. לא פעם גם נדרשה פגישה ממשית פנים אלא פנים, ואם לא – לכל הפחות משלוח מסורבל למדי של טפסים באמצעות פקסים, מדפסות וסורקים. יחד עם זאת, כיום בחברות וארגונים רבים כבר עברו אל החתמת מסמכים דיגיטלית, ההופכת את התהליך לפשוט, קל, מהיר וחסכוני. אחד התחומים העיקריים בהם נפוצות החתמות כאלו הוא בניהול תיקי עובדים, כפי שמציעה מערכת EasyDoc שלנו.

החתמה דיגיטלית הלכה למעשה

ראשית, יש להבין שכאשר אנו מדברים על החתמת מסמכים דיגיטלית, הכוונה אינה אל חתימות דיגיטליות המבוססות על קוד מוצפן – כפי שנעשה למשל בחשבוניות. כאן מדובר בחתימה ממשית של העובד, של הלקוח או כל אדם אחר המקבל את המסמך, רק שהכל נעשה בלי ניירת ובאופן מקוון. התהליך מתחיל בכל שבעזרת מערכת EasyDoc אתם מעלים כל טופס מוורד או PDF, והיא ממירה אותו בתוך שניות בודדות לטופס מקוון. לאחר מכן המערכת שולחת בהתאם להגדרות שלכם את הטופס המקוון אל הדואר האלקטרוני או ה- SMS של הנמען, וכל שנותר לו לעשות הוא רק למלא את השדות במידת הצורך, ולבסוף לחתום. החתימה עצמה מבוצעת באמצעות האצבע במכשיר הנייד, או באמצעות העכבר במחשב.

מה נותנת לכם החתמה דיגיטלית

גם אם נניח לרגע בצד את מגוון היתרונות שבניהול תיקי עובדים עם EasyDoc, ונתמקד רק ביתרונות של החתמת מסמכים דיגיטלית, נראה שהם לא מבוטלים. אפשר להביא לדוגמא ארגון של עשרות או אפילו מאות עובדים, שמול כל אחד מהם צריך לבצע תהליך מסורבל של הגעה לחתימה פיזית במחלקת משאבי האנוש, או לחילופין של משלוח לפקס או למחשב בבית, הדפסת המסמך, חתימה ידנית עליו, סריקה חוזרת שלו, ושוב משלוח בחזרה למשאבי האנוש בארגון. כעת, תארו לעצמכם שכל התהליך הזה נחסך עבור אנשי המחלקה ועבור העובדים. התהליך מתבצע במהירות ובלי שום סרבול או עיכוב מיותר, באופן מקוון לחלוטין, בלי אי הבנות, שגיאות, תיוק לא נכון של מסמכים, טרדות ועצבים. רק הזמן שנחסך לעובד עצמו, וכמובן למחלקת משאבי האנוש המוכפל בכמות ההחתמות השנתיות, הוא לא יסולא בפז.

וזהו רק היתרון הראשון

החתמת מסמכים דיגיטלית מקנה יעילות הולכת וגוברת ככל שבארגון מועסקים יותר עובדים, אך היא בוודאי לא היתרון היחיד של מערכת EasyDoc. המערכת שלנו מייעלת את כל נושא ניהול תיקי העובדים עבור בעלי התפקידים הרלוונטיים. כך למשל, המערכת מאפשרת עבודה בסנכרון מלא בין אנשי משאבי האנוש, חשבי השכר, הנהלת החשבונות וכדומה, ועם מחוברת אל תוכנת השכר של הארגון. היא יודעת לשלוח בעצמה מסמכים לחתימת העובדים במועד הרלוונטי, וניתן לשנות בה את המסמכים בהתאם לצרכים המשתנים – כמו הוספת שדות או כפתורים.

זוהי גם מערכת המגדילה משמעותית את נושא אבטחת המידע בארגון, עם מינימום סיכון לאובדן מסמכים ודליפת מידע, וגם משפרת מאוד את הנגישות של המסמכים ושליפתם לבעלי ההרשאות. וכל זאת, עוד לפני שדיברנו על החיסכון בהוצאות משרדיות, בשעות עבודה וכוח אדם, בניירת ובמדפסות לסוגיהן, ועל שביעות רצונם של העובדים.