טופס 101 מקוון - כל היתרונות
עם מערכת easydoc אתם יכולים ליצור טופס 101 מקוון וכן טפסים רבים נוספים הקשורים לעובדים. בשורות הבאות נסקור את היתרונות המרובים שמעניקה העבודה עם טופס 101 דיגיטלי, והם נכונים גם לגבי הטפסים האחרים כמו טופס 106, שיוכים לקופות גמל, החתמות על ציוד, חוזה העסקה וכדומה.
- עם מערכת טופס 101 אתם עומדים בדרישות מס הכנסה, הקובעות שיתקבלו ברשות מסמכים עם חתימה דיגיטלית מאובטחת. זאת אומרת שאת הטופס ניתן להעביר באופן מקוון לא רק לעובד אלא גם לרשות המיסים.
- תוכלו ליצור טופס 101 מקוון בפשטות רבה על ידי העלאת קובץ וורד או PDF אל המערכת שלנו, שתמיר אות לטופס דיגיטלי הניתן למילוי ולחתימה על ידי העובד וכל גורם רלוונטי אחר. המערכת תיצור את כל השדות הרלוונטיים והטופס שלכם יהיה מוכן תוך כמה שניות.
- אחרי שהטופס מוכן אפשר לשלוח אותו במייל או ב- SMS לעובדים חדשים שנקלטו בארגון, בכל כמות מבוקשת ובלחיצת כפתור. ניתן גם להגדיר שליחה אוטומטית במועדים ספציפיים, למשל בתחילת כל שנה לכל כמות של עובדים, וניתן גם לקבל התראות מהמערכת לקראת הצורך לשלוח שוב את הטופס.
- היתרון הגדול ביותר של עבודה עם טופס 101 לארגונים, הוא שתם עידן הנייר. בניירת פיזית היה צורך להדפיס את המסמך ולמסור אותו למילוי ידני לעובד, או לחילופין לשלוח אותו במייל והעובד היה צריך להדפיס, למלא, לחתום, לסרוק, לשמור ולשלוח בחזרה, ושוב היה צריך להדפיס ולחתום ולהכניס לתיקייה פיזית, או לסרוק את הטופס החתום ולשמור אותו על המחשב או בענן. כל התהליך המסורבל הזה לא קורה עם טופס 101 דיגיטלי. הכל מבוצע אונליין כולל החתימה עצמה, והטופס מועבר אוטומטית אל תיק העובד.
טופס 101 מקוון - תם עידן הנייר
- המשמעות של התנהלות כזו היא קודם כל חיסכון גדול בזמן של העובד עצמו ושעות עבודה של אנשי מחלקת משאבי האנוש. כאשר מכפילים את החיסכון הזה בכמויות גדולות של טפסים דיגיטליים מקבלים הגדלה משמעותית של הפריון בעבודה.
- יתרה מכך, בארגונים שעברו לעוד עם מערכת טופס 101 וטפסים נוספים, רואים שביעות רצון הרבה יותר גדולה במחלקת משאבי האנוש. כל ההתעסקות המטרידה והטרחה סביב הניירת פוחתת פלאים, ואנשים מתפנים למשימות יותר משמעותיות ומספקות מבחינתם.
- טופס 101 מקוון גם חוסך בכל מה שקשור לניירת: את רכישת הניירת עצמם, את ראשי הדיו והטונרים, את תחלופת המדפסות, את התיקיות הפיזיות, את הארוניות וכן הלאה. עם הזמן נוצר כאן חיסכון כספי ניכר, ולכך מצטרף מקום שמתפנה לטובת צרכים אחרים במקום אמצעי האחסון הפיזיים.
- מערכת easydoc גם משפרת מאוד את הסנכרון בין בעלי תפקידים הקשורים לניהול תיקי העובדים, כגון חשב השכר, רואה החשבון, אנשי הנהלת החשבונות ומשאבי האנוש. כל בעלי ההרשאה יכולים לראות ולגשת בזמן אמת לכל מסך ולכל שינוי ולבצע את הפעולות הנדרשות, וזאת מבלי לקום מהכיסא.
- בצורה זו גם נחסכות הרבה טעויות של תיוק לא נכון, מסמכים שהולכים לאיבוד, מסמכים שנרטבו והתקמטו וכן הלאה.
