כיצד רואה חשבון מרוויח ממערכת חתימה דיגיטלית
כמו מגזרים רבים אחרים במשק, ואולי אפילו יותר מכך, רואי חשבון מעבירים חלק משמעותי מהפעילות שלהם למדיה דיגיטלית ועובדים בצורה מקוונת. בין היתר הם שולחים ומקבלים חשבוניות מס, קבלות, הסכמים, דוחות וטפסים נוספים בלי להשתמש בכלל בניירת פיזית, ואותו הדבר לגבי ההתנהלות עם טפסים דיגיטליים מול רשות המיסים. במאמר הבא נסביר כיצד רואה חשבון מרוויח מהעבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית ואילו יתרונות היא נותנת לו.
התנהלות הרבה יותר יעילה
באמצעות מערכת חתימה דיגיטלית למסמכים יכולים רואי חשבון להעביר דוחות אישיים, הסכמי שכר טרחה, דוחות רב שנתיים ושנתיים, ייפוי כוח וכדומה לכדי טפסים מקוונים. למעשה אפשר להעביר כל מסמך שנמצא על המחשב או על שרת בוורד או בפי.די.אף לכדי טופס דיגיטלי בתוך שניות ספורות ממערכת easydoc.
זה אומר שאפשר לשלוח את הטופס הדיגיטלי אל הנייד או אל המחשב של הלקוח והוא ממלא את כל השדות הנדרשים וחותם עליהם אונליין. כאן יש חיסכון בזמן גם עבור הלקוחות וגם עבור רואה חשבון, בלי שצריך להשתמש בסריקות, הדפסות, מסמכים, תיוקים ידניים שלהם או הגעה של הלקוח אל המשרד.
מערכת easydoc מעבירה את כל השדות הקיימים בטפסים המקוריים לטפסים דיגיטליים, ובהמשך מנחה את מי שממלא אותם בצורה הדרגתית עד קבלת מסמך נכון ושלם. היא לא תאפשר לשלוח בחזרה לרואה החשבון טופס שקיימים בו שדות ריקים או שגויים, ובלי האישורים שיש לצרף עם אפשרות לצירוף מסמכים גם בצילום דרך הסמארטפון.
אין ספק כי הדבר חוסך הרבה כאבי ראש וטרחה לרואה החשבון שאינו צריך להתמודד עם כמויות גדולות של תזכורות ללקוחות וטעויות במילוי טפסים. בנוסף לכך הוא יכול בכל עת להגדיר שדות חדשים בכל טופס דיגיטלי או ליצור טפסים חדשים, וגם לייצר סבבי חתימות מנוהלים באופן טורי או מקביל בעוד המערכת דואגת ליישום של סבב החתימות.
חתימה דיגיטלית לרואי חשבון
חיסכון בזמן עבודה יקר
כל רואה חשבון מבין היטב שזמן שווה כסף ולכן הוא מרוויח הרבה מכך שאפשר לבצע מול לקוחות תהליך מקוון פשוט ומהיר. אחרי שהלקוח ממלא וחותם על הטופס באמצעות הסמארטפון או המחשב הטופס עובר אוטומטית לתיק שלו שהוגדר מראש, מה שחוסך הרבה מאוד זמן על כל מה שקשור לתיוק ושליפה של מסמכים. בנוסף המערכת יוצרת גיבוי של הטפסים ברמת אבטחה גבוהה מאוד, הרבה יותר משל ניירת פיזית.
אם לא די בכך, אפשר בכל זמן לעדכן את הנתונים והמידע של הלקוח למערכת וכך נוצר בצורה פשוטה ומהירה אזור אישי עבור כל לקוח שבו נמצאים המסמכים והדוחות שלו. המערכת מעלה בצורה אוטומטית את הטפסים שנחתמו אל האזור הזה וממנו מנהלים פניות להשלמות של חתימות, מסמכים וכדומה. אפשר גם להבין מכך שעבודה עם מערכת חתימה דיגיטלית על מסמכים חוסכת הזנת נתונים למערכות ממוחשבות, מאפשרת לנהל החתמות מכל מקום ובכל זמן, חוסכת התעסקות עם טפסים ודוחות, משפרת את אבטחת המידע ואת שביעות הרצון של כל הנוגעים בדבר..
