כל הסיבות לשדרג לחתום על מסמכים אונליין
האם אתם והעובדים שלכם עדיין חותמים באופן ידני על מסמכים העשויים מנייר? אם כן, בהחלט הגיע הזמן להשתדרג ולהתחיל לעבוד עם טפסים מקוונים שעליהם חותמים אונליין. באמצעות מערכת איזידוק תוכלו לנהל את כל תהליך קליטת העובד, ולמעשה את כל תקופת העסקתו, באופן מאורגן ומאובטח עם מסמכים מקוונים שיושבים בענן או על מחשבי החברה.
מדוע לעבור חתימות אונליין
קודם כל כדאי שנסביר למה הכוונה במונח חתימה על מסמכים אונליין. הכוונה היא שישנם מסמכים רגילים ומוכרים כמו טופס 101, טופס 106 או שיוכים לקופות גמל שהמערכת שלנו מעבירה בצורה אוטומטית ומהירה בהתאם להגדרות שלכם לכדי מסמכים מקוונים. את המסמכים הללו תוכלו לשלוח לעובדים במייל או ב- SMS על מנת שימלאו אותם מול המחשב או הטלפון הנייד, ולבסוף גם יחתמו עליהם. לאחר השלמת המילוי, הטופס יועבר בצורה אוטומטית בהתאם להגדרות שלכם אל תיק עובד ויהיה זמין לעיונם של גורמים מורשים בלבד.
על המסמכים הללו מתנוססת חתימתו של העובד שאותה הוא הפיק באמצעות העכבר של המחשב או עם האצבע על גבי מסך המגע של הטלפון הנייד. לכך מצטרף קוד מוצפן שהמערכת שלנו מוסיפה אוטומטית, מה שהופך את המסמך למאובטח ומקובל על ידי רשות המיסים.
למעבר אל חתימה על מסמכים אונליין יש יתרונות מרובים. בראש ובראשונה היא מייעלת, מקצרת ומקלה מאוד על התנהלותה של מחלקת משאבי אנוש ושל גורמים רלוונטיים כמו רואה חשבון או חשב שכר, וכן על העובדים עצמם. מדובר בתהליך הרבה יותר קצר ופשוט מאשר העבודה המסורבלת עם הניירת הפיזית שאותה העובד צריך לקחת ממחלקת משאבי האנוש, או לחילופין לקבל במייל ולהדפיס אותה, למלא באופן ידני ולחתום עליה, ולאחר מכן לסרוק אותה ולשלוח שוב, כאשר במחלקת משאבי אנוש צריך לעיתים קרובות שוב להדפיס את הניירת ולשמור אותה בתיקיות פיזיות.
כל התהליך המסורבל הזה נחסך עם מערכת איזידוק שמאפשרת חתימה אונליין בלי שום צורך בניירת פיזית, דבר המוביל לחיסכון משמעותי ביותר בזמן עבודה וגם להגברת שביעות הרצון של עובדי מחלקת משאבי אנוש ושל העובדים בכלל. מלבד הנוחות וההצטרפות אל הקדמה של שנות האלפיים, יש עוד סיבות רבות לעבור אל חתימות אונליין. למשל, העסק חוסך בהוצאות לא מבוטלות על הניירת הפיזית, על ציוד משרדי ומקומות אחסון, חוסך שטח במשרד, נהנה מרמת ארגון וסדר גבוהה הרבה יותר בהשוואה לניירת הפיזית, מעלה את רמת האבטחה ומקטין למינימום טעויות אנוש.
