חתימה מרחוק - עקרונות ויתרונות
חתימה מרחוק או חותמת דיגיטלית מהווה התקדמות משמעותית בכל הקשור להתנהלות עסקים וארגונים. בין היתר היא משמשת עבור ניהול עובדים מרחוק, בתור טופס דיגיטלי למילוי פרטים עבור לקוחות, במסמכים שנחתמים מול ספקים, הרשאות לחיוב חשבון, הסכמי מתן שירות, אישור הוצאות רכש ועוד. בשורות הבאות נסביר מהי בעצם חתימה מרחוק, מהם העקרונות שלה ויתרונותיה.
אז מה זה חתימה מרחוק?
כדי לבצע חתימה מרחוק צריך תחילה מערכת טפסים כמו EASYDOC שממירה כל טופס לכדי מסמך דיגיטלי שאפשר לחתום עליו אונליין ללא תלות בזמן ומקום גאוגרפי, וללא תלות בניירת פיזית. את החתימה ולמעשה כל מילוי הפרטים בטופס אפשר לבצע באמצעות המחשב או באמצעות הטלפון הנייד. יחד עם זאת חשוב להדגיש שקיימות דרישות אבטחה עבור שימוש בטפסים דיגיטליים כאלו על מנת להבטיח שהמידע הרגיש לא יזלוג החוצה, כדי להבטיח שלא בוצעו שינויים בטופס לאחר החתימה על ידי גורם בלתי מורשה, וגם כדי לעמוד בדרישות של הרשויות השונות כגון רשות המיסים.
חתימה דיגיטלית- חתימה מרחוק
לאילו צרכים משמשת חתימה מרחוק
חתימה מרחוק יכולה להיות למשל חלק של מערכת ניהול משאבי אנוש, והיא תשמש לצורך החתמות של עובדים ומילוי פרטים בטפסים כמו טופס 101 דיגיטלי טופס 116, שיוכים לקופות גמל, חוזה העסקה וכן הלאה. מצד שני חתימה מרחוק על גבי טפסים דיגיטליים יכולה גם לשמש בעלי תפקידים ובעלי מקצוע העוסקים בתחום הפיננסי, כמו חשבי שכר, יועצי מס ורואי חשבון המחתימים את לקוחותיהם על ייפוי כוח, טפסים ודוחות למיניהם.
בנוסף לכך החתימה משמשת עסקים וארגונים שרוצים להחתים את לקוחותיהם על טפסי הרשאה לחיוב חשבון, טפסי הצטרפות לקבלת שירות וכדומה. היא משמשת גם לצורך חתימה על הסכמים עם ספקים, משמשת מתווכי דירות לצורך חתימה על הסכמי בלעדיות, ועוד רשימה ארוכה.
מהם היתרונות של חתימה מרחוק
תוכנת חתימה דיגיטלית שמאפשרת חתימה מרחוק באופן מאובטח, מעניקה למשתמשים יתרונות רבים. למשל היא מייעלת מאוד את כל ניהול תיקי העובדים בתהליכי הקליטה ולאורך ההעסקה, שכן העובדים לא צריכים עוד להשתמש בניירת פיזית ומדפסות, ואינם צריכים להגיע למחלקת משאבי אנוש לצורך קבלה או מסירה של טפסים. גם לאנשי המחלקה עצמם נחסכות הרבה מאוד שעות עבודה וטרחה, כאשר שביעות רצון גוברת וגם הפריון בעבודה.
כאמור חתימה מרחוק מאפשרת לבצע תהליכים ללא תלות בזמן ובמקום, מה ששוב תורם לייעול ולחיסכון בשעות עבודה כמו גם לנוחות עבור בעלי תפקידים בארגונים שצריכים לחתום על אישורים למיניהם. בנוסף, מכיוון שחותמת דיגיטלית מייתרת למעשה את השימוש בניירות פיזיים מתקבל חיסכון משמעותי בהוצאות על ציוד משרדי. ומכיוון שמדובר במסמכים מאוד ברורים עם מערכת המקפידה על מילוי נכון, נחסכות טעויות רבות שגורמות לבזבוז זמן וחיכוכים. מלבד זאת, מערכת חתימה דיגיטלית ושימוש בחתימה מרחוק גם תורמת לאיכות הסביבה בזכות חיסכון בנייר, ולתדמית של עסק "ירוק" ועדכני.
