מהי מערכת טפסים מקוונים ומהם יתרונותיה

בעשור האחרון חלו תמורות מהותיות בכל הקשור להתנהלות עם מסמכים וטפסים לסוגיהם בעסקים, חברות וארגונים. המגמה היא כמובן בכיוון של הפחתת עד הפסקת השימוש בניירת פיזית, תוך העברת הטפסים והמסמכים לקבצים דיגיטליים הניתנים למשלוח אונליין וגם לחתימה ממכשירים ללא צורך בהדפסה. למגמה זו יש מספר סיבות ובעיקרן ההתפתחויות הטכנולוגיות, ההתגייסות לשמירה על איכות הסביבה, ולא פחות חשוב – היתרונות הגדולים של הטפסים המקוונים. בשורות הבאות נבין מהי בדיוק מערכת כזו, מה היא עושה וכיצד היא תורמת לארגון.

אז מהי מערכת טפסים מקוונים

קודם כל, מערכת טפסים מקוונים כשמה כן היא – מערכת שבה שמורים שורה ארוכה של טפסים ומסמכים כקבצים דיגיטליים. למעשה ישנן מערכות רבות כאלו המחולקות לתחומים ותתי תחומים, למשל מערכות לניהול התקשורת מול לקוחות, מערכות לניהול משאבי אנוש ומערכות לניהול תיקי עובדים. דוגמא מצוינת לכך מהווה מערכת EasyDoc שבה שמורים כלל המסמכים והטפסים הקשורים אל תיק העובד, לרבות שיוכים לקופות גמל, ציוד שהעובד חתום עליו, טופס 106, טופס 101, חוזה העבודה וכן הלאה.

אבל שמירת המסמכים היא רק הפונקציה הבסיסית של מערכת טפסים מקוונים, שלמעשה עושה הרבה יותר מכך. לא מדובר בארכיון פאסיבי המיועד לשימור מידע באופן מאובטח בלבד, אלא במערכת אקטיבית היודעת לבצע שורה ארוכה של פעולות. לדוגמא, המערכת יודעת לשלוח התראות וטפסים בעת הנכונה, בין אם לפי החלטה של האמון על כך בארגון ובין אם במועדים קבועים כמו תחילת השנה האזרחית. היא גם מתחברת למערכות השכר בארגון, מאפשרת שליפה מהירה של תיקים ומסמכים, מאפשרת לשמור מסמכים רלוונטיים שהעובד העלה בעצמו כמו צילום של תעודת הזהות, מסנכרנת בזמן אמת בין עבודה של בעלי תפקידים רלוונטיים, ועוד. במילים אחרות, מערכת טפסים מקוונים EasyDoc היא מערכת המנהלת את כל הקשור בתיקי העובדים, החל בביצוע תהליך קליטה אוטומטי ועד לטיפול השוטף לאורך השנים.

מה מרוויח העסק ממערכת טפסים מקוונים

כאמור, ברבים מהעסקים והארגונים יש כיום מערכת טפסים מקוונים ואף יותר מאחת, ויש לכך סיבות טובות ומוצדקות. להלן שתיים מהבולטות שבהן:

• חיסכון בשעות עבודה – מערכת EasyDoc הופכת את הטיפול בגיוס העובדים וניהול תיקיהם להרבה יותר קלה, ידידותית ופשוטה. היא חוסכת את ההתעסקות בניירת פיזית על כל המשתמע מכך מבחינת הצורך לצלם מסמכים, לסרוק אותם, להדפיס, לתייק ולאפסן בארונות, ואותו הדבר לגבי ההליכה לארון זה או אחר ופשפוש אחר התיק הנכון בתקווה למצוא בדיוק את הטופס הרלוונטי. כעת כל התהליך מתנהל באופן דיגיטלי ובחלקו הגדול גם אוטומטי, עם אפשרויות רבות להתאמה אישית של הטפסים וההליכים. כך נחסכות שעות עבודה רבות ויקרות ערך לאנשי משאבי האנוש בארגון, כאשר החיסכון גדל כפועל יוצא ממספר העובדים במקום. מחקרים שנעשו בתחום מראים כי החיסכון בשעות ההתעסקות הטכנית מביא להגברת הפריון ולהגדלת שביעות הרצון במחלקות משאבי אנוש.
• ייעול הליכים – עם מערכת טפסים מקוונים EasyDoc קטן באופן משמעותי שיעור טעויות האנוש, אי ההבנות והבעיות שהופכות ההתנהלות ליותר מסורבלת ומעיקה. מדובר במערכת המארגנת את הטפסים והמסמכים באופן מסודר מאוד לפי הגדרות שנקבעו מראש, היודעת גם להנחות עובדים שממלאים טפסים למילוי נכון. היא מונעת מצבים של אובדן מסמכי נייר או הרס שלהם, או מקרים של זליגת מידע אישי עקב טעות או במזיד מצד גורמים חיצוניים לארגון. בנוסף, כל שינוי במסמכים מעודכן ונראה על ידי כל הנוגעים בדבר, מה שמאפשר התנהלות משותפת הרבה יותר יעילה, בין אם מדובר בחשב השכר, אנשי הנהלת חשבונות, משאבי אנוש וכדומה.
   

בנוסף, למערכת שלנו יש עוד המון יתרונות החוסכים כסף לעסק ומייעלים את התנהלותו. לפרטים נוספים בנושא הנכם מוזמנים לפנות אלינו.